Q＆A 税務 電子帳簿保存法の改正の概要｜デンタルダイヤモンド 2022年1月号

令和３年度の税制改正において、電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）が改正されました。この改正により、施行日である令和４年１月１日から個人事業者と法人は、「待ったなし」でその対応をしなければなりません。

１．電子帳簿保存法とは

総勘定元帳・仕訳帳等の「帳簿」や、請求書・領収書等の「書類」などの国税関係書類は、紙で保存することが原則とされていますが、一定の要件のもとに電子データで保存することが認められています。このときのルールを定めているのが電子帳簿保存法です。

またこの法律では、ある一定の要件を満たす場合に、「国税関係帳簿書類」をPDFなどの電子データで保存することが認められています。

２．国税関係帳簿書類を電子データで保存するには

国税関係帳簿書類を電子データで保存する際に関係する「国税関係帳簿書類」、「電子取引の定義、要件」を解説します。

１）国税関係帳簿書類とは

①総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金台帳、買掛金台帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などの帳簿
②貸借対照表、損益計算書、棚卸表等の書類
③預貯金通帳等の現金預貯金等関係帳簿書類および取引に関して作成し、または受領した領収書、請求書、見積書、契約書、納品書、送り状などの書類

２）電子取引とは

電子取引とは、以下の取引をいいます。

1. 電子メールにより請求書や領収書などのデータ（PDFファイルなど）の受領
2. インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータの利用
3. PDFファイル等またはホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットの利用
4. 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスの利用
5. クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払いデータ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスの利用
6. 特定取引に係るEDIシステムの利用
7. ペーパーレス化されたFAX機能をもつ複合機の利用
8. 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介した受領

３）電子取引の保存要件

真実性の要件

以下の①～④のうち、いずれかに対応することが必要です。

1. タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
2. 取引情報の授受後、すみやかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、すみやかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行うもの、または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
3. 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実および内容を確認できるシステム、または記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う
4. 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う

可視性の要件

①～③のすべてを満たすことが必要です。

1. 保存場所に、電子計算機（パソコンなど）、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態ですみやかに出力できるようにしておくこと
2. 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
3. 検索機能を確保すること

３．電子取引データの保存における注意点

メールやインターネット上で見積書、請求書、領収書、注文書などの取引の証拠となる書類のデータ（PDFなど）で受け取ることは、すべて「電子取引」に該当します。

その場合、データそのものを保存しなければならなくなり、すなわちデータを紙で印刷して保管することは無効となりました。

今村 正●税理士法人 千代田タックスパートナーズ