歯科,dental,Dental Diamond,デンタルダイヤモンド

歯科,dental,Dental Diamond,デンタルダイヤモンド
TopQ&A税務 > マイナンバー制度への対応(2015年12月号)
Q&A
税務 (2015年12月号)
Q マイナンバー制度への対応
新たに「マイナンバー制度」が導入され、住民票を有するすべての方に一人1つの番号が交付されるとのことですが、この「マイナンバー制度」について、以下の3つのことを教えてください。
(1)平成27年10月以降に通知されるらしいマイナンバーとは、そもそもどのようなものでしょうか。自分のマイナンバーをどのように受け取り、扱えばよいのかを教えてください。
(2)勤務スタッフのマイナンバーを収集する必要があるようですが、いつからどのように対応すればよいかを教えてください。
(3)マイナンバーを収集後、マイナンバーの運用について、どのような点に気をつけるべきかを具体的に教えてください。
──宮城県・I歯科医院
A
  「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、通称「マイナンバー法」に基づき、平成27年10月5日より(各自治体により時期に差がある)市区町村から住民宛てにマイナンバーが通知されます。

1.マイナンバーとは
  マイナンバーとは、個人を識別するために個人ごとに付番された12桁の固有の番号です。その制度は、行政の効率化、国民の利便性の向上、公平・公正な社会の実現を目的として定められました。マイナンバーを受け取る際は、マイナンバーを知らせる「通知カード」という紙が、住民票の住所に対して世帯単位で簡易書留により郵送されます。まずは、この「通知カード」の入った簡易書留を受け取る必要があります。そのため、住民票の住所と異なるところにお住まいの方は、各自治体にお問い合わせください。
  そして任意になりますが、顔写真とICチップ入りの「個人番号カード」の交付をご希望される場合は、「通知カード」に同封されている個人番号カードの交付申請書に顔写真を貼り付け、必要事項記載のうえ、各自治体へ返送、または窓口へ持参してください。
  「通知カード」「個人番号カード」はいずれにせよ、重要な個人情報と結びつくものであるため、厳重に保管してください。また、番号を他人に提示する必要がある場合は、その利用目的を確認し、法定外の利用がないことを確認してください。他人に提示を求められても、その理由が法定外の利用目的であれば提示しないようにしてください。

2.勤務スタッフのマイナンバー
  給料を支払われているスタッフの各届出書類には、今後マイナンバーの記載が必要となるため、スタッフのマイナンバーを収集する必要があります。具体的に各届出書類に記載が必要となる時期は、税務関係書類は平成28年1月1日の属する年分以降提出分、雇用保険関係書類は平成28年1月1日以降提出分、健康保険・厚生年金保険関係書類は平成29年1月1日以降提出分となります。
  つきまして直近で、平成28年1月1日以降でスタッフが辞めた場合、もしくは新規雇用の場合は、マイナンバーが必要となるのでご注意ください。そして、マイナンバーの収集時は、利用目的を通知する必要があるので、あらかじめ「個人番号の利用目的の特定に関する通知」等の書類を用意しておくとよいでしょう。また、すでに雇用しており、身元が確認されているスタッフからマイナンバーを収集する必要はありませんが、新たに雇用する方からマイナンバーを収集する場合は、「番号確認」の他に「身元確認」が必要であることもご注意ください。
  具体的な例を挙げると、「個人番号カード」の提示がある場合はカード1枚で個人番号・写真・住所・氏名が確認でき、「身元確認」も可能となるため、「個人番号カード」のみで足ります。それに対し、「通知カード」により番号が提示された場合は、併せて免許証等の「写真表示のある書類」を提示してもらう必要があり、その2つから「番号確認」「身元確認」を行う必要があります。

3.マイナンバー運用時の注意点
  マイナンバーの収集後は漏えいすることがないように、廃棄するまでの期間は厳重に保管・運用できる体制が必要となります。なお、マイナンバーの運用を会計事務所等へ委託している場合は、あらかじめ委託先と委託内容等を相談し、検討したうえで委託契約書を作成してください。このような体制を整えるため、収集前の準備として優先的に行うべき事項を具体的に挙げると、以下のようです。
情報の取り扱いルールをあきらかにする
情報を取り扱う人間を限定し、責任者をあきらかにする
情報を利用・廃棄したときは、記録が残るような業務処理簿等を用意する
秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込む
情報を取り扱う区域を明確にする
情報を電子媒体にしてPCで保管する場合は、セキュリティソフトをインストールする、PC自体が盗難されないようにする、情報にアクセスできるアカウントとパスワードの管理を徹底する
情報を紙媒体にして保管する場合は、鍵のかかるキャビネット等を用意する
  マイナンバーの取り扱いに関する状況は目まぐるしく変化しているため、関連情報含めて注視し、上記事項に限らず柔軟に対応していく必要があるでしょう。
  なお、本稿は、平成27年11月1日時点での法令をもとに記載しており、今後法改正等で扱いが変わる可能性があることをご了承ください。

今村 正税理士今村正事務所

歯科,dental,Dental Diamond,デンタルダイヤモンド
<<税務一覧へ戻る
※過去に制作したものなので、現在の法令と異なる場合がございます。
歯科,dental,Dental Diamond,デンタルダイヤモンド
歯科,dental,Dental Diamond,デンタルダイヤモンド